1. KONSEP DASAR MANAJEMEN INVENTORI / PERSEDIAANDefinisi: Inventori / Persediaan merupakan simpanan material yang berupa bahan mentah, barang dalam proses dan barang jadi.
Pengendalian Persediaan: aktivitas mempertahankan jumlah persediaan pada tingkat yang dikehendaki. Pada produk barang, pengendalian persediaan ditekankan pada pengendalian material. Pada produk jasa, pengendalian diutamakan sedikit pada material dan banyak pada jasa pasokan karena konsumsi sering kali bersamaan dengan pengadaan jasa sehingga tidak memerlukan persediaan.
Alasan Mengelola Persediaan:
• Persediaan merupakan investasi yang membutuhkan modal besar.
• Mempengaruhi pelayanan ke pelanggan.
• Mempunyai pengaruh pada fungsi operasi, pemasaran, dan fungsi keuangan.
Jenis Persediaan:
• Persediaan barang jadi biasanya tergantung pada permintaan pasar (independent
demand inventory).
• Persediaan barang setengah jadi dan bahan mentah ditentukan oleh tuntutan proses
produksi dan bukan pada keinginan pasar (dependent demand inventory).
Tujuan Persediaan:
• Menghilangkan pengaruh ketidakpastian (misal: safety stock).
• Memberi waktu luang untuk pengelolaan produksi dan pembelian.
• Untuk mengantisipasi perubahan pada permintaan dan penawaran.
Fungsi Persediaan :
• Fungsi Decouping Dilakukan oleh perusahaan yang mengadakan pengelompokan operasional secara terpisah. Memungkinkan operasi internal dan eksternal mempunyai kebebasan.
• Fungsi Econolic Lot Size Penyimpanan persediaan bahan dalam jumlah besar dengan mempertimbangkan adanya discount pembelian, kapasitas dan kondisi gudang serta keperluan operasi.
• Fungsi Antisipasi Penyimpanan persediaan berfungsi sebagai penyelamat jika terjadi keterlambatan datangnya pesanan atau jika ada permintaan musiman.
Hal-hal yang perlu dipertimbangkan:
• Penentuan berapa besar dan kapan pemesanan harus dilakukan.
• Struktur biaya persediaan.
a. Biaya per unit (item cost)
b. Biaya penyiapan pemesanan (ordering cost)
- Biaya pembuatan perintah pembelian (purchasing order)
- Biaya pengiriman pemesanan
- Biaya transportasi
- Biaya penerimaan (Receiving cost)
- Jika diproduksi sendiri maka akan ada biaya penyiapan (set up cost): surat menyurat dan biaya untuk menyiapkan perlengkapan dan peralatan.
c. Biaya pengelolaan persediaan (Carrying cost)
- Biaya yang dinyatakan dan dihitung sebesar peluang yang hilang apabila nilai persediaan digunakan untuk investasi (Cost of capital).
- Biaya yang meliputi biaya gudang, asuransi, dan pajak (Cost of storage). Biaya ini berubah sesuai dengan nilai persediaan.
d. Biaya resiko kerusakan dan kehilangan (Cost of obsolescence, deterioration and loss).
e. Biaya akibat kehabisan persediaan (Stockout cost).
Hal-hal yang sangat dipengaruhi oleh tingkat persediaan :
• Kualitas
• Kapasitas berlebih
• Rekayasa Produk
• Kemampuan merespon pelanggan
• Harga
• Tenggang waktu
• Lembur
• Profitabilitas keseluruhan
2. Klasifikasi Inventori
Ada beberapa macam klasifikasi inventori, menurut Dobler at al, ada beberapa klasifikasi inventori yang digunakan oleh perusahaan, antara lain :
• Inventori Produksi
Yang termasuk dalam klasifikasi invetori produksi adalah bahan baku dan bahan-bahan lain yang digunakan dalam proses produksi dan merupakan bagian dari produk. Bisa terdiri dari dua tipe yaitu item spesial yang dibuat khusus untuk spesifikasi perusahaan dan item standart produksi yang dibeli secara off-the-self.
• Inventori MRO (Maintaintenance, Repair, and Operating supplies)
Yang termasuk dalam katagori ini adalah barang-barang yang digunakan dalam proses produksi namun tidak merupakan bagian dari produk. Seperti pelumas dan pembersih.
• Inventori In-Process
Yang termasuk dalam katagori inventori ini adalah produk setengah jadi. Produk yang termasuk dalam katagori inventori ini bisa ditemukan dalam berbagai proses produksi.
• Inventori Finished-goods
Semua produk jadi yang siap untuk dipasarkan termasuk dalam katagori inventori finished goods. PT XYZ adalah sebuah swalayan yang menjual produk-produk yang siap untuk dipakai. Tidak ada proses pengolahan yang ada disana, sehingga semua inventori yang dimilikinya termasuk dalam katagori ini.
3. Masalah dalam Menejemen Inventori
Masalah dalam menejemen Inventori yang dihadapi inventory controll adalah :
• Item mana saja yang harus disesiakan atau disimpan di gudang. Suatu item akan selalu disediakan sebagai suatu persediaan di gudang atau dibeli. Yang perlu diperhatukan juga apakah item yang ada akan terus disimpan atau sudah waktunya ditukar atau diganti. Mungkin saja banyak item yang sudah rusak atau ketinggalan jaman.
• Berapa jumlah persediaan yang harus dibeli. Kita harus mengetahui terlebih dulu biaya-biaya yang berhubungan dengan inventori.
• Kapan waktunya suatu pembelian harus dilakukan. Suatu inventori controll yang bagaimana harus digunakan.
4. Biaya yang terkait Inventori
Menurut Dobler et al terdapat 2 (dua) macam biaya yang terkait dengan biaya inventori yaitu
• Biaya Pemeliharaan (Carrying Cost) Biasanya berkisar antara 23-35 persen dari total nilai inventori perusahaan pertahun, yang terdiri dari :
- Biaya kesempatan dari dana yang diinvestasikan sebesar 12-20 %
- Biaya asuransi sebesar 2 – 4 %
- Pajak properti sebesar 1 – 3 %
- Biaya penyimpanan sebesar 1 – 3 %`
- Kadaluarsa sebesar 4 – 10 % Total 20 – 40 %
• Biaya Akuisisi
Faktor yang terkait dengan biaya akuisisi adalah proses pengadaan dan
administrasi, yang terdiri dari :
- Biaya operasi dan gaji pegawai
- Biaya material seperti kertas, amplop, dan alat tulis lainnya.
- Biaya pelayanan seperti telepon, fax dan biaya pengiriman.
7. Manfaat Manajemen Inventori
Manajemen Persediaan memungkinkan perencanaan yang efektif dengan menjaga jumlah yang optimal dari persediaan yang menghasilkan pengurangan biaya persediaan. Manjemen persediaan memberikan manfaat-manfaat seperti:
Pengontrolan Persediaan yang Lebih Baik
Fleksibilitas dari distribusi dan penyimpanan barang-barang secara menyeluruh memungkinkan perusahaan untuk memantau dan mengontrol persediaan sesuai dengan bisnis mereka. Akses yang instan terhadap data-data yang kritis meliputi ketersediaan peresediaan, jumlah yang ada, jumlah yang harus diorder lagi dan biaya yang dapat diketahui pada saat itu juga terhadap persediaan untuk direspos secara cepat dalam rangka pengambilan keputusan, sistem dengan kemampuan mengelolah beberapa lokasi yang berbeda-beda memungkinkan manajemen dari gudan-gudang yang berbeda-beda dan penelusuran persediaan melalui lot, secara seri atau menggunakan level.
Pengoptimalan Ruangan & Penggunaan Sumber Daya
Otomatisasi, pemusatan dan perampingan dari tugas-tugas manajemen persediaan meliputi perputaran bahan-bahan (material routing), arus kordinasi bahan-bahan melalui bisnis proses yang berbeda dan kunci pemantauan kinerja membantu pengguna mengoptimalkan penggunaan tenaga kerja, ruangan, peralatan. Konfigurasi multi lelvel yang fleksibel untuk pergerakkan stok sesuai dengan proses bisnis yang spesifik, pemilihan methodology, prioritas beban pekerjaan perputaran dan struktur pergudangan, Tabahannya, peningkaan staff dan efisiensi proses.
Pengurangan Persediaan dan Meningkatkan Ketersediaan Kas
Perencanaan stok yang efektif memungkinakan menjaga jumlah optimal dari persediaan, bisa menghasilkan dana kas melalui dua cara: Pertama, mengurangi biaya operasional dari penyimpanan dan pengasuransian dari stok, kedua, level persediaan yang ideal berarti tidak ada biaya yang mengikuti jumlah yang tidak diperlukan dari bahan-bahan, barang dalam proses dan barang jadi.
8. Contoh Manajemen Inventori
a. Perancangan Sistem informasi Menejemen Inventori di CV. Arwana Tech Malang (M.Mufti N).
b. Sistem Menejemen Inventori pada Perusahaan Layanan Jasaboga Pesawat Udara
Pemahaman Mutu
b.1 Pengertian Mutu
Pengertian mutu terus berkembang dari masa ke masa. Awalnya konsep mutu hanya memfokuskan pada kesesuaian dengan persyaratan. Hal ini dapat kita lihat dari definisi mutu yang disampaikan oleh Josep M. Juran yaitu “mutu sebagai kecocokan untuk pemakaian (fitness for use)”. Sementara W. Edwards Deming menyatakan perlunya perbaikan dan pengukuran mutu secara terus menerus untuk mengeleminasi variasi, dengan menggunakan alat-alat statistik. Strategi Deming ini bersifat bottom-up dimana karyawan harus terlibat dalam memecahkan persoalan.
b.2 Parameter dan Dimensi Mutu
Dari definisi mutu di atas terlihat tidaklah cukup bila kita memproduksi suatu produk hanya dengan memenuhi spesifikasi atau memberikan jasa yang memenuhi persyaratan manajemen, karena mutu didukung oleh 3 parameter penting yaitu mutu desain (quality of design), mutu kesesuaian (quality of confonformance), dan mutu penggunaan (quality of use).
• Quality of design : desain mencerminkan suatu produk atau jasa sesuai dengan kebutuhan dan harapan pelanggan. Semua karakteristik yang penting sebaiknya didesain ke dalam produk atau jasa.
• Quality of conformance : Produk/jasa yang diberikan memenuhi persyaratan/standar desain.
• Quality of use : pemakai terus menerus merasa aman menggunakan produk/jasa yang diberikan.
Sedangkan 3 dimensi mutu yang perlu diperhatikan adalah :
• Dimensi mutu bisnis ( The business quality dimension) : bahwa bisnis memberi pelayanan kepada masyarakat. Pelanggan tidak hanya tertarik dengan mutu produk/jasa, tetapi juga pada keputusan organisasi terhadap tingkat mutu produk, kepedulian terhadap lingkungan, kesehatan dan lain-lain.
• Dimensi mutu produk (The product quality dimension): bahwa produk atau jasa yang diberikan harus memenuhi kebutuhan spesifik pelanggan.
• Dimensi mutu organisai ( The organization quality dimension) : Organisasi perlu memaksimalkan efisiensi dan efektivitasnya, mengurangi limbah, dan memiliki hubungan yang baik dengan manusia
b.3 Mempertahankan dan Meningkatkan Mutu
Faktor faktor mana yang harus di tinjau, bagaimana penampilan yang di inginkan dan seterusnya ditentukan secara subjektif oleh pihak pengguna (konsumen). Untuk dapat menghasilkan produk dengan tingkat kualitas yang tinggi maka pihak penyedia barang atau jasa harus selalu mengikuti selera konsumen yang telah dikenal lelalu berubah, berkembang menuju kesempurnaan produk saat digunakan. Bila penyedia jasa ingin selalu memuaskan keinginan konsumen sebagai jalan untuk memperoleh pelanggan / konsumen, maka penyedia harus selalu dengadakan penyesuaian baik atas metoda, proses, organisasi, fasilitas pendukung dll guna dapat mengikuti selera konsumen.
Daftar persyaratan sertifikat ISO 9000 tersebut meliputi:
a) Management Responsibility
b) Quality System Documentation
c) Contract Review
d) Design Control
e) Purchasing
f) Process Control
g) Inspection and Testing
h) Calibration
i) Internal Auditing
j) Handling of Rejected Products
k) Corrective Action
c.1 Sistem Manajemen Mutu seri ISO
ISO 9000:2000 adalah versi terakhir yang terdiri dari 3 dokumen terkait, yang masing-masing memiliki fungsi berbeda ( telah diadopsi menjadi Standar Nasional
Indonesia SNI 19-9000 pada tahun 2001), terdiri dari :
• ISO 9000/SNI19-9000 : Sistem Manajemen Mutu – Dasar-dasar dan Kosakata .
Standar ini menguraikan dasar-dasar sistem manajemen mutu dan merincikan istilah bagi sistem manajemen mutu.
• ISO 9001/SNI 19-9001 : Sistem Manajemen Mutu – Persyaratan. Standar ISO 9001 merinci persyaratan dalam sistem manajemen mutu, bila organisasi perlu menunjukkan kemampuannya dalam menyediakan produk yang memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku serta meningkatkan kepuasanpelanggan.
• ISO 9004/SNI 19-9004 : Sistem Manajemen Mutu – Panduan untuk Perbaikan Kinerja Standar ISO 9004 menyediakan panduan yang mempertimbangkan baik keefektifan maupun efisiensi sistem manajemen mutu. Sasaran standar ini adalah perbaikan kinerja organisasi dan kepuasan pelanggan dan pihak berkepentingan lainnya. Dari ketiga dokumen tersebut, standar yang dijadikan dasar untuk keperluan sertifikasi hanya ISO 9001/SNI 19-9001. Model ini mengarahkan komitmen manajemen untuk selalu memuaskan pelanggannya.
c.2 Pinsip Menejemen Mutu ISO
Dalam ISO terdapat delapan prinsip sistem manajemen mutu yang dijadikan sebagai acuan kerangka kerja yang membimbing organisasi menuju peningkatan kerja.
Kedelapan prinsip sistem manajemen mutu yang terdapat dalam ISO, adalah :
1. Fokus pelanggan
Pelanggan merupakan bagian yang sangat penting bagi organisasi, oleh sebab itu manajemen organisasi harus benar-benar memahami, memenuhi kebutuhan pelanggan saat ini dan yang akan datang bahkan melebihi harapan pelanggan.
2. Kepemimpinan
Pemimpin sangat penting dalam menciptakan kesatuan arah dan tujuan organisasi, menciptakan dan mempertahankan lingkungan internal sehingga personel terlibat secara penuh untuk mencapai tujuan organisasi.
3. Keterlibatan personel
Keterlibatan personel secara penuh pada semua tingkatan organisasi sangat penting sehingga kemampuan personel dapat digunakan untuk kepentingan organisasi.
4. Pendekatan proses
Pendekatan proses sangat penting untuk mencapai hasil yang diinginkan agar lebih efisien, dengan mengelola aktivitas dan sumber-sumber daya yang berkaitan sebagai suatu proses. Proses merupakan integrasi yang berurutan dari personel, material, metode, mesin, dan peralatan, dalam suatu lingkungan untuk menghasilkan keluaran yang memiliki nilai tambah bagi pelanggan.
5. Pendekatan sistem terhadap manajemen
Pengidentifikasian, pemahaman dan pengelolaan proses-proses yang saling
berkaitan sebagai suatu sistem yang mendukung efektivitas dan efisiensi
organisasi dalam mencapai tujuantujuannya.
6. Peningkatan berkesinambungan
Peningkatan berkesinambungan akan meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan dan harus menjadi komitmen perusahaan. Peningkatan berkesinambungan merupakan suatu proses berkesinambungan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi dalam memenuhi kebijakan dan mencapai tujuan organisasi.
7. Pendekatan faktual dalam pengambilan keputusan
Keputusan yang efektif harus berdasarkan analisis data dan informasi yang faktual, sehingga masalah-masalah mutu dapat terselesaikan secara efektif dan efisien. Keputusan yang diambil harus ditujukan untuk meningkatkan kinerja organisasi dan efektivitas implementasi system manajemen mutu.
8. Hubungan pemasok yang saling menguntungkan
Organisasi dan pemasok-pemasoknya saling tergantung dan hubungan yang saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan bersama dalam menciptakan nilai tambah bagi pelanggan.
d. Tujuan ISO 9000
Tujuan utama perusahaan mengadopsi sertifikat ISO 9000 adalah:
• Organisasi harus mencapai dan mempertahankan kualitas produk dan jasa yang dihasilkan, sehingga secara berkesinambungan dapat memenuhi kebutuhan para pembeli.
• Organisasi harus memberikan keyakinan kepada manajemen sendiri bahwa kualitasyang dimaksudkan itu telah dicapai dan dapat dipertahankan.
• Organisasi harus memberikan keyakinan kepada pembeli bahwa kualitas yang dimaksudkan itu telah atau akan dicapai dalam produk/jasa yang dijual (Fandy.T. dan Anastasia D.,2001).
Sedangkan menurut Nursya’bani Purnama (2005) standar ISO 9000 diciptakan untuk memenuhi lima tujuan, yaitu:
• Mencapai, mempertahankan, dan menemukan perbaikan kualitas produk secara terus-menerus dan berkesinambungan (termasuk layanan) dalam hubungannya dengan persyaratan.
• Meningkatkan kualitas operasi secara terus-menerus untuk memenuhi harapan konsumen dan pemilik perusahaan.
• Memberikan kepercayaan kepada manajemen internal dan pekerja bahwa persyaratan kualitas telah terpenuhi dan perbaikan telah dilakukan.
• Memberikan kepercayaan kepada konsumen dan pemilik bahwa persyaratan kualitas telah terpenuhi dalam produk yang dikirimkan.
• Memberikan kepercayaan bahwa persyaratan system kualitas telah terpenuhi.
e. Manfaat memperoleh sertifikat ISO
Ada beberapa manfaat yang bisa diperoleh jika memperoleh sertifikat ISO 9000, yaitu:
• Perusahaan yang telah bersertifikat ISO 9000 diizinkan untuk mengiklankan bahwa kualitas perusahaan telah diakui secara internasional.
• Audit kualitas yang merupakan sebagian tugas ISO 9000 tidak perlu dikerjakan lagi oleh internal perusahaan.
• Operasi organisasi dapat menjadi lebih efektif dan efisien.
• Meningkatkan kesadaran akan kualitas dalam organisasi termasuk dindalamnya kultur anggota organisasi untuk terus mempertahankan sertifikat ISO 9000 tersebut (Husain Umar,2003). Selain itu, manfaat yang akan diperoleh setiap perusahaan jika memperoleh
sertifikat ISO 9000 adalah :
• Memperoleh akses yang lebih besar untuk memasuki pasar luar negeri terutama yang mensyaratkan harus dipenuhi standar ISO 9000.
• Memiliki kesesuaian (compability) dengan pemasok dari luar negeri (Fandy T. dan Anastasia D.,2001).
e.1 Hubungan Kualitas dan Penjualan
Standar ISO 9000 dimaksudkan untuk mendorong perusahaan dalam merancang system kualitas yang sesuai untuk suatu produk, proses, dan praktek tertentu pada suatu perusahaan. Melalui ISO 9000 diharapkan perusahaan dapat menghasilkan barang/jasa yang berkualitas. Keuntungan yang didapatkan perusahaan jika menyediakan barang yang berkualitas adalah diperolehnya pendapatan penjualan yang lebih tinggi dan biaya yang lebih rendah, yang pada akhirnya akan meningkatkan profitabilitas dan pertumbuhan perusahaan.
Perusahaan yang memberikan kualitas lebih, akan memberikan customer value yang lebih baik pula. Dengan begitu, perusahaan dapat mempertahankan konsumen yang sudah ada, menarik konsumen baru, dan mengalihkan perhatian konsumen produk pesaing. Upaya ini pada akhirnya akan meningkatkan pangsa pasar total penjualan. Kualitas produk yang sesuai dengan harapan konsumen akan memberikan keuntungan perusahaan dalam menetapkan harga yang lebih tinggi yang pada akhirnya akan menyebabkan naiknya total penjualan yang merupakan indikasi suatu pertumbuhan pangsa pasar (Nurmala Ahmar dan Wiwik Kurnia,(n.d.)).
e.2 Hubungan Kualitas, Profitabilitas, Daya Saing, dan ISO 9000
Salah satu upaya untuk meningkatkan kualitas baik produk ataupun proses suatu perusahaan adalah dengan memperoleh sertifikat ISO 9000. Jika kualitas yang dihasilkan perusahaan superior dan pangsa pasar yang dimiliki besar, maka profitabilitas perusahaan tersebut terjamin (Fandy T. dan Anastasia D.,2001). Kualitas juga dapat mengurangi biaya. Adanya pengurangan biaya ini pada gilirannya akan memberikan keunggulan kompetitif berupa peningkatan profitabilitas dan pertumbuhan. Dengan demikian, kualitas yang dicapai melalui ISO 9000 mempunyai hubungan yang sangat erat dengan profitabilitas. Selain hal tersebut di atas, perusahaan yang menawarkan produk atau jasa superior juga dapat mengalahkan persaingan industri yang semakin ketat sekarang ini. Meningkatnya intensitas persaingan dan jumlah pesaing menuntut setiap perusahaanuntuk selalu mempertahankan kebutuhan dan keingininan konsumen serta berusaha memenuhi apa yang mereka harapkan dengan cara yang lebih memuaskan daripada yang dilakukan para pesaing. Melalui ISO 9000, perusahaan dapat terus meningkatkan kualitas produk yang terkait dengan kebutuhan pelanggan, ataupun meningkatkan prosesnya sehingga dapat bersaing di pasar global. Peningkatan tersebut dinyatakanpada klausul 8 ISO 9001:2000 yang mengharuskan perusahaan yang telah memperoleh sertifikat ISO 9000 untuk melakukan peningkatan terus-menerus sehingga daya saing perusahaan menjadi lebih optimal.
f. Rangkuman
• Mutu adalah jaminan kualitas suatu produk ataupun jasa, mutu sebuah produk merupakan faktor yang penting dalam proses pemasarannya.
• ISO 9000 adalah nomor acuan pada suatu seri standar internasional yang menjabarkan kriteria sistem manajemen kualitas
• Standar ISO 9000 dimaksudkan untuk mendorong perusahaan dalam merancang system kualitas yang sesuai untuk suatu produk, proses, dan praktek tertentu pada suatu perusahaan
• Salah satu tujuan ISO adalah mencapai, mempertahankan, dan menemukan perbaikan kualitas produk secara terus-menerus dan berkesinambungan (termasuk layanan) dalam hubungannya dengan persyaratan.
• Operasi organisasi dapat menjadi lebih efektif dan efisien, perusahaan yang telah bersertifikat ISO 9000 diizinkan untuk mengiklankan bahwa kualitas perusahaan telah diakui secara internasional.
Manajemen Persediaan
Pengertian Persediaan : Persediaan adalah berbagai produk yang diperlukan perusahaan untuk melakukan proses produksi.
Terdapat 5 jenis konsep persediaan :
-bahan baku (raw-materials)
-komponen (components)
-produk dalam proses pengerjaan (work in process)
-barang jadi (final goods)
-barang pasokan (supplies).
Pengertian Produktifitas
ukuran sampai sejauh mana sebuah kegiatan mampu mencapai target kuantitas dan kualitas yang telah ditetapkan
Manajemen Jasa adalah pendekatan keseluruhan dari perusahaan dalam mewujudkan tercapainya kualitas pelayanan atau jasa sebagaimana yang diinginkan oleh konsumen, dan merupakan faktor pendorong utama dalam operasi bisnis
Segitiga Jasa menurut Albrecht
-strategi pelayanan yang baik (well-conceived service strategy)
-penempatan orang-orang yang berorientasi pelanggan untuk berhadapan dengan pelanggan (customer-oriented front-line people)
-penerapan sistem pelayanan yang bersahabat (customer-friendly systems).
MANAJEMEN PERGUDANGAN
Pengelolaan fungsi gudang yang baik ikut berperan penting dalam kesuksesan suatu perusahaan.Penyimpanan dan penanganan barang yang efektif dan efisien perlu dipahami agar fungsi gudang bisalebih ditingkatkan. Training ini akan membahas unsur-unsur manajemen pergudangan, pentingnya fungsi pergudangan, usaha menciptakan efektivitas pergudangan, konsep 5-R serta sistem informasi dalam pergudangan.
Materi Training:
1. Aktivitas pegudangan:
a. Penerimaan & penanganan
b. Penyimpanan
c. Pengeluaran
d. Pengendalian/pengontrolan
e. Perawatan
2. Penerapan 5R dalam pergudangan (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin).
3. Inventory management (manajemen sediaan) meliputi : incoming, process (WIP), finished goods, agar dapat memonitor tingkat inventori yang tepat, menjaga catatan simpan secara akurat, tepat waktu dan tepat saji.
4. Dead Stock Management
5. Stock opname
6. Sistem pengendalian inventory: Order Point System, MRP System
7. Merancang layout gudang
8. Sistem FIFO
9. Konsep just in time
Target peserta: Manager dan staf bagian pergudangan, bagian operasional, staf bagian produksi & bagian pembelian.
Metode training: Pembahasan konsep, diskusi kasus, latihan.
Warehouse atau pergudangan berfungsi menyimpan barang untuk produksi atau hasil produksi dalam jumlah dan rentang waktu tertentu yang kemudian didistribusikan ke lokasi yang dituju berdasarkan permintaan. Kendala yang dihadapi dalam pengelolaan warehouse adalah akurasi pergerakan barang dan menghitung rentang waktu barang disimpan. Dibutuhkan kontrol aktivitas pergerakan barang dan dokumen untuk meningkatkan efisiensi penggunaan warehouse agar jumlah dan rentang waktu barang disimpan dalam nilai minimum atau sesuai perencanaan.
Pengawasan dengan menggunakan sistem, memberikan kemudahan pengelolaan dan nilai tambah warehouse, yaitu:
1.Memudahkan pengelola warehouse memberikan informasi ketersediaan suatu barang kepada bagian perencanaan produksi atau pengiriman agar ketersediaan barang tetap pada tingkat yang aman
2.Penempatan barang yang ditentukan oleh sistem sehingga memudahkan penyimpanan, pengambilan dan perhitungan stok
3.Mengurangi lead time dari aktivitas penyimpanan barang dan pengiriman barang
4.Ketersediaan beragam informasi mengenai level barang dan utilitas warehouse memudahkan analisa untuk menyusun strategi penggunaan warehouse yang lebih efisien
Sistem adalah kumpulan interaksi dari sub sistem, dan Manajemen adalah ilmu mengelola sumber daya, sedangkan Gudang adalah tempat penyimpanan barang sementara. Secara ringkas sistem manajemen gudang mengandung pemahaman : pengelolaan dari aktifitas yang saling terkait dalam aktifitas penyimpanan barang sementara. Apa saja aktifitas penyimpanan barang itu? Penerimaan dari pemasok, handling barang, pengeluaran barang ke tujuan adalah garis besar dari aktifitas penyimpanan.
Saat ini gudang memiliki arti luas dan lebih dari sekedar tempat penyimpanan saja. Gudang itu sendiri tidak menambah nilai barang secara langsung, tidak ada perubahan citarasa, bentuk, kemasan, dll. Intinya tidak ada kegiatan proses operasi pada barang, yang ada adalah aktifitas transportasi barang dari satu tempat ke tempat lainnya, itu secara umum kegiatan di Gudang.
Beberapa aktifitas di dalam gudang secara sederhana :
1. Administrasi.
2. Penerimaan barang.
3. Penyimpanan barang.
4. Pengepakan barang ke tempat yang dituju.
5. Pengeluaran barang.
Aktifitas ini saling terkait, dan secara personalia harus dikepalai oleh satu orang, semisal Kepala bagian, Supervisor atau semacamnya. Tiap kepala bagian diharuskan menguasai pengendalian pada bagiannya, pengendalian yang harus dilakukan :
1. Pengendalian Operasional
2. Pengendalian Biaya
3. Pengendalian Personalia
Operasional, Biaya dan Personalia saling berkaitan. Menurut saya penguasaan mendalam dan kontrol ketat pada ketiga bagian itu akan melahirkan kondisi yang sehat bagi gudang, ketiga bagian ini perlu terus dikembangkan. Misalnya Pengendalian Personalia, jangan hanya puas dengan kondisi saat ini, jika dapat upgrade lah kemampuan anak buah dengan berbagai hal kreatif. Kepala bagian juga secara rutin berkomunikasi dalam satu forum besar, semisal briefing pagi, atau briefing target2 dan kesalahan-kesalahan yang masih ada. Menurut saya juga tidak ada satu sistem kerja yang sempurna, selalu ada yang lebih baik.
Setiap bagian dalam gudang akan saya bahas pada kesempatan berikut. Meninjau secara umum sistem manajemen gudang sangat menarik bagi orang yang berkecimpung di dalamnya, mengapa? Paling tidak ada beberapa alasan :
Dalam lingkup gudang SDM yang dihadapi level pekerja kasar dan sulit diatur, sehingga diperlukan sebuah pendekatan yang personal dan unik dibandingkan kantoran.
Variabel yang ada sulit dikendalikan, sehingga kapasitas perlu diperbesar setiap hari dalam menangani masalah.
Gudang sebagai pusat logistik namun tidak memberi nilai tambah secara langsung, sehingga prestasi kerja tidak begitu Nampak. Jadi sesempurnanya sebuah gudang, memang begitulah seharusnya dan bukan sebuah prestasi. Misal, biaya gudang harus di bawah 5%, sangat sulit, tetapi ketika kita mencapainya tidak ada prestasi tersendiri, lumrah. Beda dengan Sales yang bisa sekreatif mungkin memainkan angka-angka.
Barang rusak dan hilang nilainya tinggi jika tidak ada pengendalian-pengendalian yang di manaje secara professional.
Sampai saat ini bergerak di bidang logistik, merupakan hal menarik. Lebih kepada behind the scene namun sangat vital dalam sebuah perusahaan yang memiliki Gudang. Secara tidak langsung distribusi logistik pemilu kacau disebabkan belum ada penguasaan mendalam, oleh sebab itu Manajemen Logistik perlu di angkat dan dipelajari dari suatu hal yang sederhana dan kecil sampai suatu sistem yang kompleks dan rumit. Sumber pembelajaran terdapat banyak di situs luar negeri, namun tentunya adopsi yang sesuai dengan karakteristik perusahaan merupakan hal paling baik untuk mencapai produktifitas.
Di dalam bisnis pergudangan, material atau barang selalu ada kaitannya dengan kehilangan barang, barang rusak atau menemukan barang. Jika barang – barang ini tidak dikelola dan tidak diolah di dalam sistem maka akan menjadi distorsi material. Kasus jumlah barang tidak match di akhir bulan atau ketika tutup buku di akhir periode akan menjadi masalah besar di dalam sebuah management pergudangan.
Sistem pergudangan/inventory yang baik harus menyediakan sebuah sistem berita acara gudang. Berita acara gudang ini terdiri dari beberapa kasus :
a. Barang Hilang
Kehilangan barang artinya akan mengurangi stok yang ada di gudang, sehingga ada transaksi pengeluaran barang berdasarkan berita acara gudang barang hilang.
Beban harga barang bisa ditanggungkan oleh penjaga gudang atau ditanggung perusahaan/internal sendiri, sehingga tracking transaksi barang tidak hilang.
Untuk bisnis prosesnya bisa dibuat seperti ini
1. Petugas Gudang membuat surat berita acara gudang (BAG)
2. Supervisor melakukan approval
3. Kepala Gudang melakukan approval
Ketika approval ini, jumlah barang yang ada di gudang akan keluar.
b. Barang Temuan
Sebagaimana dengan kasus barang hilang, jika ada sebuah kasus barang ditemukan, maka dia akan menambah stok fisik di dalam gudang. Jika dia tidak dimasukkan ke dalam sistem maka menimbulkan selisih dan ujung2nya barang itu akan tidak kepakai.
Untuk menghindari sesuatu yang tidak diinginkan, barang temuan ini harus dimasukkan ke dalam sistem. Dengan prosedur Berita Acara Gudang.
Kebalikan dari barang hilang, dia akan menambah stok di sistem dan di fisik.
Sehingga butuh prosedur yang bisa dibuat seperti ini :
a. penjaga gudang buat BAG temuan barang
b. di setujui oleh supervisor
c. dan disetujui oleh kepala gudang.
Pengendalian Persediaan: aktivitas mempertahankan jumlah persediaan pada tingkat yang dikehendaki. Pada produk barang, pengendalian persediaan ditekankan pada pengendalian material. Pada produk jasa, pengendalian diutamakan sedikit pada material dan banyak pada jasa pasokan karena konsumsi sering kali bersamaan dengan pengadaan jasa sehingga tidak memerlukan persediaan.
Alasan Mengelola Persediaan:
• Persediaan merupakan investasi yang membutuhkan modal besar.
• Mempengaruhi pelayanan ke pelanggan.
• Mempunyai pengaruh pada fungsi operasi, pemasaran, dan fungsi keuangan.
Jenis Persediaan:
• Persediaan barang jadi biasanya tergantung pada permintaan pasar (independent
demand inventory).
• Persediaan barang setengah jadi dan bahan mentah ditentukan oleh tuntutan proses
produksi dan bukan pada keinginan pasar (dependent demand inventory).
Tujuan Persediaan:
• Menghilangkan pengaruh ketidakpastian (misal: safety stock).
• Memberi waktu luang untuk pengelolaan produksi dan pembelian.
• Untuk mengantisipasi perubahan pada permintaan dan penawaran.
Fungsi Persediaan :
• Fungsi Decouping Dilakukan oleh perusahaan yang mengadakan pengelompokan operasional secara terpisah. Memungkinkan operasi internal dan eksternal mempunyai kebebasan.
• Fungsi Econolic Lot Size Penyimpanan persediaan bahan dalam jumlah besar dengan mempertimbangkan adanya discount pembelian, kapasitas dan kondisi gudang serta keperluan operasi.
• Fungsi Antisipasi Penyimpanan persediaan berfungsi sebagai penyelamat jika terjadi keterlambatan datangnya pesanan atau jika ada permintaan musiman.
Hal-hal yang perlu dipertimbangkan:
• Penentuan berapa besar dan kapan pemesanan harus dilakukan.
• Struktur biaya persediaan.
a. Biaya per unit (item cost)
b. Biaya penyiapan pemesanan (ordering cost)
- Biaya pembuatan perintah pembelian (purchasing order)
- Biaya pengiriman pemesanan
- Biaya transportasi
- Biaya penerimaan (Receiving cost)
- Jika diproduksi sendiri maka akan ada biaya penyiapan (set up cost): surat menyurat dan biaya untuk menyiapkan perlengkapan dan peralatan.
c. Biaya pengelolaan persediaan (Carrying cost)
- Biaya yang dinyatakan dan dihitung sebesar peluang yang hilang apabila nilai persediaan digunakan untuk investasi (Cost of capital).
- Biaya yang meliputi biaya gudang, asuransi, dan pajak (Cost of storage). Biaya ini berubah sesuai dengan nilai persediaan.
d. Biaya resiko kerusakan dan kehilangan (Cost of obsolescence, deterioration and loss).
e. Biaya akibat kehabisan persediaan (Stockout cost).
Hal-hal yang sangat dipengaruhi oleh tingkat persediaan :
• Kualitas
• Kapasitas berlebih
• Rekayasa Produk
• Kemampuan merespon pelanggan
• Harga
• Tenggang waktu
• Lembur
• Profitabilitas keseluruhan
2. Klasifikasi Inventori
Ada beberapa macam klasifikasi inventori, menurut Dobler at al, ada beberapa klasifikasi inventori yang digunakan oleh perusahaan, antara lain :
• Inventori Produksi
Yang termasuk dalam klasifikasi invetori produksi adalah bahan baku dan bahan-bahan lain yang digunakan dalam proses produksi dan merupakan bagian dari produk. Bisa terdiri dari dua tipe yaitu item spesial yang dibuat khusus untuk spesifikasi perusahaan dan item standart produksi yang dibeli secara off-the-self.
• Inventori MRO (Maintaintenance, Repair, and Operating supplies)
Yang termasuk dalam katagori ini adalah barang-barang yang digunakan dalam proses produksi namun tidak merupakan bagian dari produk. Seperti pelumas dan pembersih.
• Inventori In-Process
Yang termasuk dalam katagori inventori ini adalah produk setengah jadi. Produk yang termasuk dalam katagori inventori ini bisa ditemukan dalam berbagai proses produksi.
• Inventori Finished-goods
Semua produk jadi yang siap untuk dipasarkan termasuk dalam katagori inventori finished goods. PT XYZ adalah sebuah swalayan yang menjual produk-produk yang siap untuk dipakai. Tidak ada proses pengolahan yang ada disana, sehingga semua inventori yang dimilikinya termasuk dalam katagori ini.
3. Masalah dalam Menejemen Inventori
Masalah dalam menejemen Inventori yang dihadapi inventory controll adalah :
• Item mana saja yang harus disesiakan atau disimpan di gudang. Suatu item akan selalu disediakan sebagai suatu persediaan di gudang atau dibeli. Yang perlu diperhatukan juga apakah item yang ada akan terus disimpan atau sudah waktunya ditukar atau diganti. Mungkin saja banyak item yang sudah rusak atau ketinggalan jaman.
• Berapa jumlah persediaan yang harus dibeli. Kita harus mengetahui terlebih dulu biaya-biaya yang berhubungan dengan inventori.
• Kapan waktunya suatu pembelian harus dilakukan. Suatu inventori controll yang bagaimana harus digunakan.
4. Biaya yang terkait Inventori
Menurut Dobler et al terdapat 2 (dua) macam biaya yang terkait dengan biaya inventori yaitu
• Biaya Pemeliharaan (Carrying Cost) Biasanya berkisar antara 23-35 persen dari total nilai inventori perusahaan pertahun, yang terdiri dari :
- Biaya kesempatan dari dana yang diinvestasikan sebesar 12-20 %
- Biaya asuransi sebesar 2 – 4 %
- Pajak properti sebesar 1 – 3 %
- Biaya penyimpanan sebesar 1 – 3 %`
- Kadaluarsa sebesar 4 – 10 % Total 20 – 40 %
• Biaya Akuisisi
Faktor yang terkait dengan biaya akuisisi adalah proses pengadaan dan
administrasi, yang terdiri dari :
- Biaya operasi dan gaji pegawai
- Biaya material seperti kertas, amplop, dan alat tulis lainnya.
- Biaya pelayanan seperti telepon, fax dan biaya pengiriman.
7. Manfaat Manajemen Inventori
Manajemen Persediaan memungkinkan perencanaan yang efektif dengan menjaga jumlah yang optimal dari persediaan yang menghasilkan pengurangan biaya persediaan. Manjemen persediaan memberikan manfaat-manfaat seperti:
Pengontrolan Persediaan yang Lebih Baik
Fleksibilitas dari distribusi dan penyimpanan barang-barang secara menyeluruh memungkinkan perusahaan untuk memantau dan mengontrol persediaan sesuai dengan bisnis mereka. Akses yang instan terhadap data-data yang kritis meliputi ketersediaan peresediaan, jumlah yang ada, jumlah yang harus diorder lagi dan biaya yang dapat diketahui pada saat itu juga terhadap persediaan untuk direspos secara cepat dalam rangka pengambilan keputusan, sistem dengan kemampuan mengelolah beberapa lokasi yang berbeda-beda memungkinkan manajemen dari gudan-gudang yang berbeda-beda dan penelusuran persediaan melalui lot, secara seri atau menggunakan level.
Pengoptimalan Ruangan & Penggunaan Sumber Daya
Otomatisasi, pemusatan dan perampingan dari tugas-tugas manajemen persediaan meliputi perputaran bahan-bahan (material routing), arus kordinasi bahan-bahan melalui bisnis proses yang berbeda dan kunci pemantauan kinerja membantu pengguna mengoptimalkan penggunaan tenaga kerja, ruangan, peralatan. Konfigurasi multi lelvel yang fleksibel untuk pergerakkan stok sesuai dengan proses bisnis yang spesifik, pemilihan methodology, prioritas beban pekerjaan perputaran dan struktur pergudangan, Tabahannya, peningkaan staff dan efisiensi proses.
Pengurangan Persediaan dan Meningkatkan Ketersediaan Kas
Perencanaan stok yang efektif memungkinakan menjaga jumlah optimal dari persediaan, bisa menghasilkan dana kas melalui dua cara: Pertama, mengurangi biaya operasional dari penyimpanan dan pengasuransian dari stok, kedua, level persediaan yang ideal berarti tidak ada biaya yang mengikuti jumlah yang tidak diperlukan dari bahan-bahan, barang dalam proses dan barang jadi.
8. Contoh Manajemen Inventori
a. Perancangan Sistem informasi Menejemen Inventori di CV. Arwana Tech Malang (M.Mufti N).
b. Sistem Menejemen Inventori pada Perusahaan Layanan Jasaboga Pesawat Udara
Pemahaman Mutu
b.1 Pengertian Mutu
Pengertian mutu terus berkembang dari masa ke masa. Awalnya konsep mutu hanya memfokuskan pada kesesuaian dengan persyaratan. Hal ini dapat kita lihat dari definisi mutu yang disampaikan oleh Josep M. Juran yaitu “mutu sebagai kecocokan untuk pemakaian (fitness for use)”. Sementara W. Edwards Deming menyatakan perlunya perbaikan dan pengukuran mutu secara terus menerus untuk mengeleminasi variasi, dengan menggunakan alat-alat statistik. Strategi Deming ini bersifat bottom-up dimana karyawan harus terlibat dalam memecahkan persoalan.
b.2 Parameter dan Dimensi Mutu
Dari definisi mutu di atas terlihat tidaklah cukup bila kita memproduksi suatu produk hanya dengan memenuhi spesifikasi atau memberikan jasa yang memenuhi persyaratan manajemen, karena mutu didukung oleh 3 parameter penting yaitu mutu desain (quality of design), mutu kesesuaian (quality of confonformance), dan mutu penggunaan (quality of use).
• Quality of design : desain mencerminkan suatu produk atau jasa sesuai dengan kebutuhan dan harapan pelanggan. Semua karakteristik yang penting sebaiknya didesain ke dalam produk atau jasa.
• Quality of conformance : Produk/jasa yang diberikan memenuhi persyaratan/standar desain.
• Quality of use : pemakai terus menerus merasa aman menggunakan produk/jasa yang diberikan.
Sedangkan 3 dimensi mutu yang perlu diperhatikan adalah :
• Dimensi mutu bisnis ( The business quality dimension) : bahwa bisnis memberi pelayanan kepada masyarakat. Pelanggan tidak hanya tertarik dengan mutu produk/jasa, tetapi juga pada keputusan organisasi terhadap tingkat mutu produk, kepedulian terhadap lingkungan, kesehatan dan lain-lain.
• Dimensi mutu produk (The product quality dimension): bahwa produk atau jasa yang diberikan harus memenuhi kebutuhan spesifik pelanggan.
• Dimensi mutu organisai ( The organization quality dimension) : Organisasi perlu memaksimalkan efisiensi dan efektivitasnya, mengurangi limbah, dan memiliki hubungan yang baik dengan manusia
b.3 Mempertahankan dan Meningkatkan Mutu
Faktor faktor mana yang harus di tinjau, bagaimana penampilan yang di inginkan dan seterusnya ditentukan secara subjektif oleh pihak pengguna (konsumen). Untuk dapat menghasilkan produk dengan tingkat kualitas yang tinggi maka pihak penyedia barang atau jasa harus selalu mengikuti selera konsumen yang telah dikenal lelalu berubah, berkembang menuju kesempurnaan produk saat digunakan. Bila penyedia jasa ingin selalu memuaskan keinginan konsumen sebagai jalan untuk memperoleh pelanggan / konsumen, maka penyedia harus selalu dengadakan penyesuaian baik atas metoda, proses, organisasi, fasilitas pendukung dll guna dapat mengikuti selera konsumen.
Daftar persyaratan sertifikat ISO 9000 tersebut meliputi:
a) Management Responsibility
b) Quality System Documentation
c) Contract Review
d) Design Control
e) Purchasing
f) Process Control
g) Inspection and Testing
h) Calibration
i) Internal Auditing
j) Handling of Rejected Products
k) Corrective Action
c.1 Sistem Manajemen Mutu seri ISO
ISO 9000:2000 adalah versi terakhir yang terdiri dari 3 dokumen terkait, yang masing-masing memiliki fungsi berbeda ( telah diadopsi menjadi Standar Nasional
Indonesia SNI 19-9000 pada tahun 2001), terdiri dari :
• ISO 9000/SNI19-9000 : Sistem Manajemen Mutu – Dasar-dasar dan Kosakata .
Standar ini menguraikan dasar-dasar sistem manajemen mutu dan merincikan istilah bagi sistem manajemen mutu.
• ISO 9001/SNI 19-9001 : Sistem Manajemen Mutu – Persyaratan. Standar ISO 9001 merinci persyaratan dalam sistem manajemen mutu, bila organisasi perlu menunjukkan kemampuannya dalam menyediakan produk yang memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku serta meningkatkan kepuasanpelanggan.
• ISO 9004/SNI 19-9004 : Sistem Manajemen Mutu – Panduan untuk Perbaikan Kinerja Standar ISO 9004 menyediakan panduan yang mempertimbangkan baik keefektifan maupun efisiensi sistem manajemen mutu. Sasaran standar ini adalah perbaikan kinerja organisasi dan kepuasan pelanggan dan pihak berkepentingan lainnya. Dari ketiga dokumen tersebut, standar yang dijadikan dasar untuk keperluan sertifikasi hanya ISO 9001/SNI 19-9001. Model ini mengarahkan komitmen manajemen untuk selalu memuaskan pelanggannya.
c.2 Pinsip Menejemen Mutu ISO
Dalam ISO terdapat delapan prinsip sistem manajemen mutu yang dijadikan sebagai acuan kerangka kerja yang membimbing organisasi menuju peningkatan kerja.
Kedelapan prinsip sistem manajemen mutu yang terdapat dalam ISO, adalah :
1. Fokus pelanggan
Pelanggan merupakan bagian yang sangat penting bagi organisasi, oleh sebab itu manajemen organisasi harus benar-benar memahami, memenuhi kebutuhan pelanggan saat ini dan yang akan datang bahkan melebihi harapan pelanggan.
2. Kepemimpinan
Pemimpin sangat penting dalam menciptakan kesatuan arah dan tujuan organisasi, menciptakan dan mempertahankan lingkungan internal sehingga personel terlibat secara penuh untuk mencapai tujuan organisasi.
3. Keterlibatan personel
Keterlibatan personel secara penuh pada semua tingkatan organisasi sangat penting sehingga kemampuan personel dapat digunakan untuk kepentingan organisasi.
4. Pendekatan proses
Pendekatan proses sangat penting untuk mencapai hasil yang diinginkan agar lebih efisien, dengan mengelola aktivitas dan sumber-sumber daya yang berkaitan sebagai suatu proses. Proses merupakan integrasi yang berurutan dari personel, material, metode, mesin, dan peralatan, dalam suatu lingkungan untuk menghasilkan keluaran yang memiliki nilai tambah bagi pelanggan.
5. Pendekatan sistem terhadap manajemen
Pengidentifikasian, pemahaman dan pengelolaan proses-proses yang saling
berkaitan sebagai suatu sistem yang mendukung efektivitas dan efisiensi
organisasi dalam mencapai tujuantujuannya.
6. Peningkatan berkesinambungan
Peningkatan berkesinambungan akan meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan dan harus menjadi komitmen perusahaan. Peningkatan berkesinambungan merupakan suatu proses berkesinambungan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi dalam memenuhi kebijakan dan mencapai tujuan organisasi.
7. Pendekatan faktual dalam pengambilan keputusan
Keputusan yang efektif harus berdasarkan analisis data dan informasi yang faktual, sehingga masalah-masalah mutu dapat terselesaikan secara efektif dan efisien. Keputusan yang diambil harus ditujukan untuk meningkatkan kinerja organisasi dan efektivitas implementasi system manajemen mutu.
8. Hubungan pemasok yang saling menguntungkan
Organisasi dan pemasok-pemasoknya saling tergantung dan hubungan yang saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan bersama dalam menciptakan nilai tambah bagi pelanggan.
d. Tujuan ISO 9000
Tujuan utama perusahaan mengadopsi sertifikat ISO 9000 adalah:
• Organisasi harus mencapai dan mempertahankan kualitas produk dan jasa yang dihasilkan, sehingga secara berkesinambungan dapat memenuhi kebutuhan para pembeli.
• Organisasi harus memberikan keyakinan kepada manajemen sendiri bahwa kualitasyang dimaksudkan itu telah dicapai dan dapat dipertahankan.
• Organisasi harus memberikan keyakinan kepada pembeli bahwa kualitas yang dimaksudkan itu telah atau akan dicapai dalam produk/jasa yang dijual (Fandy.T. dan Anastasia D.,2001).
Sedangkan menurut Nursya’bani Purnama (2005) standar ISO 9000 diciptakan untuk memenuhi lima tujuan, yaitu:
• Mencapai, mempertahankan, dan menemukan perbaikan kualitas produk secara terus-menerus dan berkesinambungan (termasuk layanan) dalam hubungannya dengan persyaratan.
• Meningkatkan kualitas operasi secara terus-menerus untuk memenuhi harapan konsumen dan pemilik perusahaan.
• Memberikan kepercayaan kepada manajemen internal dan pekerja bahwa persyaratan kualitas telah terpenuhi dan perbaikan telah dilakukan.
• Memberikan kepercayaan kepada konsumen dan pemilik bahwa persyaratan kualitas telah terpenuhi dalam produk yang dikirimkan.
• Memberikan kepercayaan bahwa persyaratan system kualitas telah terpenuhi.
e. Manfaat memperoleh sertifikat ISO
Ada beberapa manfaat yang bisa diperoleh jika memperoleh sertifikat ISO 9000, yaitu:
• Perusahaan yang telah bersertifikat ISO 9000 diizinkan untuk mengiklankan bahwa kualitas perusahaan telah diakui secara internasional.
• Audit kualitas yang merupakan sebagian tugas ISO 9000 tidak perlu dikerjakan lagi oleh internal perusahaan.
• Operasi organisasi dapat menjadi lebih efektif dan efisien.
• Meningkatkan kesadaran akan kualitas dalam organisasi termasuk dindalamnya kultur anggota organisasi untuk terus mempertahankan sertifikat ISO 9000 tersebut (Husain Umar,2003). Selain itu, manfaat yang akan diperoleh setiap perusahaan jika memperoleh
sertifikat ISO 9000 adalah :
• Memperoleh akses yang lebih besar untuk memasuki pasar luar negeri terutama yang mensyaratkan harus dipenuhi standar ISO 9000.
• Memiliki kesesuaian (compability) dengan pemasok dari luar negeri (Fandy T. dan Anastasia D.,2001).
e.1 Hubungan Kualitas dan Penjualan
Standar ISO 9000 dimaksudkan untuk mendorong perusahaan dalam merancang system kualitas yang sesuai untuk suatu produk, proses, dan praktek tertentu pada suatu perusahaan. Melalui ISO 9000 diharapkan perusahaan dapat menghasilkan barang/jasa yang berkualitas. Keuntungan yang didapatkan perusahaan jika menyediakan barang yang berkualitas adalah diperolehnya pendapatan penjualan yang lebih tinggi dan biaya yang lebih rendah, yang pada akhirnya akan meningkatkan profitabilitas dan pertumbuhan perusahaan.
Perusahaan yang memberikan kualitas lebih, akan memberikan customer value yang lebih baik pula. Dengan begitu, perusahaan dapat mempertahankan konsumen yang sudah ada, menarik konsumen baru, dan mengalihkan perhatian konsumen produk pesaing. Upaya ini pada akhirnya akan meningkatkan pangsa pasar total penjualan. Kualitas produk yang sesuai dengan harapan konsumen akan memberikan keuntungan perusahaan dalam menetapkan harga yang lebih tinggi yang pada akhirnya akan menyebabkan naiknya total penjualan yang merupakan indikasi suatu pertumbuhan pangsa pasar (Nurmala Ahmar dan Wiwik Kurnia,(n.d.)).
e.2 Hubungan Kualitas, Profitabilitas, Daya Saing, dan ISO 9000
Salah satu upaya untuk meningkatkan kualitas baik produk ataupun proses suatu perusahaan adalah dengan memperoleh sertifikat ISO 9000. Jika kualitas yang dihasilkan perusahaan superior dan pangsa pasar yang dimiliki besar, maka profitabilitas perusahaan tersebut terjamin (Fandy T. dan Anastasia D.,2001). Kualitas juga dapat mengurangi biaya. Adanya pengurangan biaya ini pada gilirannya akan memberikan keunggulan kompetitif berupa peningkatan profitabilitas dan pertumbuhan. Dengan demikian, kualitas yang dicapai melalui ISO 9000 mempunyai hubungan yang sangat erat dengan profitabilitas. Selain hal tersebut di atas, perusahaan yang menawarkan produk atau jasa superior juga dapat mengalahkan persaingan industri yang semakin ketat sekarang ini. Meningkatnya intensitas persaingan dan jumlah pesaing menuntut setiap perusahaanuntuk selalu mempertahankan kebutuhan dan keingininan konsumen serta berusaha memenuhi apa yang mereka harapkan dengan cara yang lebih memuaskan daripada yang dilakukan para pesaing. Melalui ISO 9000, perusahaan dapat terus meningkatkan kualitas produk yang terkait dengan kebutuhan pelanggan, ataupun meningkatkan prosesnya sehingga dapat bersaing di pasar global. Peningkatan tersebut dinyatakanpada klausul 8 ISO 9001:2000 yang mengharuskan perusahaan yang telah memperoleh sertifikat ISO 9000 untuk melakukan peningkatan terus-menerus sehingga daya saing perusahaan menjadi lebih optimal.
f. Rangkuman
• Mutu adalah jaminan kualitas suatu produk ataupun jasa, mutu sebuah produk merupakan faktor yang penting dalam proses pemasarannya.
• ISO 9000 adalah nomor acuan pada suatu seri standar internasional yang menjabarkan kriteria sistem manajemen kualitas
• Standar ISO 9000 dimaksudkan untuk mendorong perusahaan dalam merancang system kualitas yang sesuai untuk suatu produk, proses, dan praktek tertentu pada suatu perusahaan
• Salah satu tujuan ISO adalah mencapai, mempertahankan, dan menemukan perbaikan kualitas produk secara terus-menerus dan berkesinambungan (termasuk layanan) dalam hubungannya dengan persyaratan.
• Operasi organisasi dapat menjadi lebih efektif dan efisien, perusahaan yang telah bersertifikat ISO 9000 diizinkan untuk mengiklankan bahwa kualitas perusahaan telah diakui secara internasional.
Manajemen Persediaan
Pengertian Persediaan : Persediaan adalah berbagai produk yang diperlukan perusahaan untuk melakukan proses produksi.
Terdapat 5 jenis konsep persediaan :
-bahan baku (raw-materials)
-komponen (components)
-produk dalam proses pengerjaan (work in process)
-barang jadi (final goods)
-barang pasokan (supplies).
Pengertian Produktifitas
ukuran sampai sejauh mana sebuah kegiatan mampu mencapai target kuantitas dan kualitas yang telah ditetapkan
Manajemen Jasa adalah pendekatan keseluruhan dari perusahaan dalam mewujudkan tercapainya kualitas pelayanan atau jasa sebagaimana yang diinginkan oleh konsumen, dan merupakan faktor pendorong utama dalam operasi bisnis
Segitiga Jasa menurut Albrecht
-strategi pelayanan yang baik (well-conceived service strategy)
-penempatan orang-orang yang berorientasi pelanggan untuk berhadapan dengan pelanggan (customer-oriented front-line people)
-penerapan sistem pelayanan yang bersahabat (customer-friendly systems).
MANAJEMEN PERGUDANGAN
Pengelolaan fungsi gudang yang baik ikut berperan penting dalam kesuksesan suatu perusahaan.Penyimpanan dan penanganan barang yang efektif dan efisien perlu dipahami agar fungsi gudang bisalebih ditingkatkan. Training ini akan membahas unsur-unsur manajemen pergudangan, pentingnya fungsi pergudangan, usaha menciptakan efektivitas pergudangan, konsep 5-R serta sistem informasi dalam pergudangan.
Materi Training:
1. Aktivitas pegudangan:
a. Penerimaan & penanganan
b. Penyimpanan
c. Pengeluaran
d. Pengendalian/pengontrolan
e. Perawatan
2. Penerapan 5R dalam pergudangan (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin).
3. Inventory management (manajemen sediaan) meliputi : incoming, process (WIP), finished goods, agar dapat memonitor tingkat inventori yang tepat, menjaga catatan simpan secara akurat, tepat waktu dan tepat saji.
4. Dead Stock Management
5. Stock opname
6. Sistem pengendalian inventory: Order Point System, MRP System
7. Merancang layout gudang
8. Sistem FIFO
9. Konsep just in time
Target peserta: Manager dan staf bagian pergudangan, bagian operasional, staf bagian produksi & bagian pembelian.
Metode training: Pembahasan konsep, diskusi kasus, latihan.
Warehouse atau pergudangan berfungsi menyimpan barang untuk produksi atau hasil produksi dalam jumlah dan rentang waktu tertentu yang kemudian didistribusikan ke lokasi yang dituju berdasarkan permintaan. Kendala yang dihadapi dalam pengelolaan warehouse adalah akurasi pergerakan barang dan menghitung rentang waktu barang disimpan. Dibutuhkan kontrol aktivitas pergerakan barang dan dokumen untuk meningkatkan efisiensi penggunaan warehouse agar jumlah dan rentang waktu barang disimpan dalam nilai minimum atau sesuai perencanaan.
Pengawasan dengan menggunakan sistem, memberikan kemudahan pengelolaan dan nilai tambah warehouse, yaitu:
1.Memudahkan pengelola warehouse memberikan informasi ketersediaan suatu barang kepada bagian perencanaan produksi atau pengiriman agar ketersediaan barang tetap pada tingkat yang aman
2.Penempatan barang yang ditentukan oleh sistem sehingga memudahkan penyimpanan, pengambilan dan perhitungan stok
3.Mengurangi lead time dari aktivitas penyimpanan barang dan pengiriman barang
4.Ketersediaan beragam informasi mengenai level barang dan utilitas warehouse memudahkan analisa untuk menyusun strategi penggunaan warehouse yang lebih efisien
Sistem adalah kumpulan interaksi dari sub sistem, dan Manajemen adalah ilmu mengelola sumber daya, sedangkan Gudang adalah tempat penyimpanan barang sementara. Secara ringkas sistem manajemen gudang mengandung pemahaman : pengelolaan dari aktifitas yang saling terkait dalam aktifitas penyimpanan barang sementara. Apa saja aktifitas penyimpanan barang itu? Penerimaan dari pemasok, handling barang, pengeluaran barang ke tujuan adalah garis besar dari aktifitas penyimpanan.
Saat ini gudang memiliki arti luas dan lebih dari sekedar tempat penyimpanan saja. Gudang itu sendiri tidak menambah nilai barang secara langsung, tidak ada perubahan citarasa, bentuk, kemasan, dll. Intinya tidak ada kegiatan proses operasi pada barang, yang ada adalah aktifitas transportasi barang dari satu tempat ke tempat lainnya, itu secara umum kegiatan di Gudang.
Beberapa aktifitas di dalam gudang secara sederhana :
1. Administrasi.
2. Penerimaan barang.
3. Penyimpanan barang.
4. Pengepakan barang ke tempat yang dituju.
5. Pengeluaran barang.
Aktifitas ini saling terkait, dan secara personalia harus dikepalai oleh satu orang, semisal Kepala bagian, Supervisor atau semacamnya. Tiap kepala bagian diharuskan menguasai pengendalian pada bagiannya, pengendalian yang harus dilakukan :
1. Pengendalian Operasional
2. Pengendalian Biaya
3. Pengendalian Personalia
Operasional, Biaya dan Personalia saling berkaitan. Menurut saya penguasaan mendalam dan kontrol ketat pada ketiga bagian itu akan melahirkan kondisi yang sehat bagi gudang, ketiga bagian ini perlu terus dikembangkan. Misalnya Pengendalian Personalia, jangan hanya puas dengan kondisi saat ini, jika dapat upgrade lah kemampuan anak buah dengan berbagai hal kreatif. Kepala bagian juga secara rutin berkomunikasi dalam satu forum besar, semisal briefing pagi, atau briefing target2 dan kesalahan-kesalahan yang masih ada. Menurut saya juga tidak ada satu sistem kerja yang sempurna, selalu ada yang lebih baik.
Setiap bagian dalam gudang akan saya bahas pada kesempatan berikut. Meninjau secara umum sistem manajemen gudang sangat menarik bagi orang yang berkecimpung di dalamnya, mengapa? Paling tidak ada beberapa alasan :
Dalam lingkup gudang SDM yang dihadapi level pekerja kasar dan sulit diatur, sehingga diperlukan sebuah pendekatan yang personal dan unik dibandingkan kantoran.
Variabel yang ada sulit dikendalikan, sehingga kapasitas perlu diperbesar setiap hari dalam menangani masalah.
Gudang sebagai pusat logistik namun tidak memberi nilai tambah secara langsung, sehingga prestasi kerja tidak begitu Nampak. Jadi sesempurnanya sebuah gudang, memang begitulah seharusnya dan bukan sebuah prestasi. Misal, biaya gudang harus di bawah 5%, sangat sulit, tetapi ketika kita mencapainya tidak ada prestasi tersendiri, lumrah. Beda dengan Sales yang bisa sekreatif mungkin memainkan angka-angka.
Barang rusak dan hilang nilainya tinggi jika tidak ada pengendalian-pengendalian yang di manaje secara professional.
Sampai saat ini bergerak di bidang logistik, merupakan hal menarik. Lebih kepada behind the scene namun sangat vital dalam sebuah perusahaan yang memiliki Gudang. Secara tidak langsung distribusi logistik pemilu kacau disebabkan belum ada penguasaan mendalam, oleh sebab itu Manajemen Logistik perlu di angkat dan dipelajari dari suatu hal yang sederhana dan kecil sampai suatu sistem yang kompleks dan rumit. Sumber pembelajaran terdapat banyak di situs luar negeri, namun tentunya adopsi yang sesuai dengan karakteristik perusahaan merupakan hal paling baik untuk mencapai produktifitas.
Di dalam bisnis pergudangan, material atau barang selalu ada kaitannya dengan kehilangan barang, barang rusak atau menemukan barang. Jika barang – barang ini tidak dikelola dan tidak diolah di dalam sistem maka akan menjadi distorsi material. Kasus jumlah barang tidak match di akhir bulan atau ketika tutup buku di akhir periode akan menjadi masalah besar di dalam sebuah management pergudangan.
Sistem pergudangan/inventory yang baik harus menyediakan sebuah sistem berita acara gudang. Berita acara gudang ini terdiri dari beberapa kasus :
a. Barang Hilang
Kehilangan barang artinya akan mengurangi stok yang ada di gudang, sehingga ada transaksi pengeluaran barang berdasarkan berita acara gudang barang hilang.
Beban harga barang bisa ditanggungkan oleh penjaga gudang atau ditanggung perusahaan/internal sendiri, sehingga tracking transaksi barang tidak hilang.
Untuk bisnis prosesnya bisa dibuat seperti ini
1. Petugas Gudang membuat surat berita acara gudang (BAG)
2. Supervisor melakukan approval
3. Kepala Gudang melakukan approval
Ketika approval ini, jumlah barang yang ada di gudang akan keluar.
b. Barang Temuan
Sebagaimana dengan kasus barang hilang, jika ada sebuah kasus barang ditemukan, maka dia akan menambah stok fisik di dalam gudang. Jika dia tidak dimasukkan ke dalam sistem maka menimbulkan selisih dan ujung2nya barang itu akan tidak kepakai.
Untuk menghindari sesuatu yang tidak diinginkan, barang temuan ini harus dimasukkan ke dalam sistem. Dengan prosedur Berita Acara Gudang.
Kebalikan dari barang hilang, dia akan menambah stok di sistem dan di fisik.
Sehingga butuh prosedur yang bisa dibuat seperti ini :
a. penjaga gudang buat BAG temuan barang
b. di setujui oleh supervisor
c. dan disetujui oleh kepala gudang.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar